Pourquoi faut-il enregistrer un bail ?

Enregistrer un bail, lui confère une date dite « certaine » et devient « contraignant à l’égard des tiers ».
Ainsi, le locataire bénéficie, à partir de cette date « fixe », d’une protection légale contre l’expulsion par le nouveau propriétaire lors de la vente de l’immeuble.

Le bail engage donc le nouveau propriétaire-bailleur.
Si le contrat de bail d’une habitation affectée à titre de résidence principale conclu pour une période de plus de trois ans n’est pas enregistré, le locataire pourra mettre fin au contrat sans préavis.
Par contre, si le propriétaire a enregistré le contrat de bail d’une habitation utilisée comme résidence principale, le locataire devra donner un préavis pour mettre fin au bail (c’est ce que la loi appelle protection du bailleur).

L’enregistrement d’un bail d’un immeuble affecté partiellement à des fins professionnelles et partiellement à l’habitation présente un avantage pour le bailleur. En effet, les revenus sont calculés et imposés distinctement pour chaque partie (professionnelle et habitation). En l’absence d’enregistrement, l’ensemble des recettes locatives nettes sont entièrement imposables.

En ce qui concerne les baux d’immeubles qui ne sont pas destinés à l’habitation tels que les bâtiments industriels, les terrains, les parkings … l’enregistrement est obligatoire.
Dans le cas d’un bail commercial, c’est le locataire qui fait enregistrer son bail. En effet, s’il ne le fait pas, il ne sera pas opposable dans le chef de sa comptabilité et lors d’un contrôle fiscal, les frais inhérents au bail seront rejetés !

En quoi consiste l’enregistrement d’un contrat de bail?

Lors de l’enregistrement d’un contrat de bail le bureau de l’enregistrement compétent inscrit dans un registre les principales données du contrat de bail écrit.

Cette inscription est confirmée par un cachet apposé sur le contrat de bail pour les baux soumis en format papier.

Comment dois-je procéder pour faire enregistrer un contrat de bail?

Pour pouvoir enregistrer votre bail, le contrat doit comporter au moins les mentions suivantes:

le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance, numéro national et l’adresse du bailleur
le nom, les prénoms, la date et le lieu de naissance, numéro national et l’adresse du locataire
pour une personne morale: le numéro d’entreprise* et la dénomination sociale et l’adresse du siège social
* à défaut d’attribution d’un numéro d’entreprise, le siège social avec certification de l’absence d’attribution du numéro d’entreprise dans l’acte ou dans une déclaration complétive signée au pied de l’acte
l’adresse et le descriptif (c’est-à-dire, la désignation de tous les locaux et parties d’immeubles couvrant l’objet locatif) du bien loué, de préférence avec références cadastrales
la date (jour/mois/année) à laquelle la location prend cours et la durée de la location (de préférence avec les dates de début et de fin)
le montant du loyer (loyer et charges)
la date de signature (jour/mois/année)
les signatures du bailleur et du locataire sur tous les exemplaires présentés

Vous pouvez faire enregistrer votre contrat de bail de différentes façons :

si vous choisissez…	alors…
l’application en ligne MyRent	– complétez le contrat de bail dans l’application, imprimez-le et faites-le signer par les propriétaires et locataires; – scannez le contrat au format pdf; – via l’application, envoyez la version pdf du contrat; – suivez les dernières directives de l’application.Remarque: vous recevrez un accusé de réception du bureau de l´enregistrement qui aura enregistré votre contrat
le courrier postal	envoyez trois exemplaires de votre contrat Remarque: • Le bureau de l’enregistrement vous renverra le contrat enregistré • indiquez dans votre correspondance l’adresse à laquelle l’administration doit envoyer le contrat enregistré si cette adresse est différente de celle qui figure sur le contrat
le dépôt au bureau	présentez-vous (ou envoyez un mandataire) au bureau de l’enregistrement compétent muni du contrat de bail en trois exemplaires

Remarques:

– le contrat que vous adressez au bureau de l’enregistrement doit toujours être signé par les deux parties

– le bureau d’enregistrement vous enverra, par la poste, le contrat enregistré (bien sûr, elle vous le remettra en main propre si vous avez choisi de le déposer vous-même au bureau de l’enregistrement)

Où puis-je faire enregistrer un contrat de bail?

Un contrat de bail doit être enregistré au bureau de l’enregistrement dans le ressort duquel l’immeuble est situé. Pour savoir à quel bureau vous devez vous adresser,

A. Surfez sur http://finances.belgium.be/fr/bureaux puis

cliquez sur le lien notre guide des bureaux (link is external)
cliquez sur « CITOYEN/ORGANISATION » dans le menu de gauche
choisissez ensuite dans le menu pour « Thème »
introduisez les mots clés ‘enregistrement’ et ‘baux d’immeubles’ ; utilisez 1 mot par champ
- Mot clé 1 ‘enregistrement’
- Mot clé 2 ‘baux d’immeubles’
cliquez sur CHERCHER et ouvrez la page détaillée “Enregistrement des baux d’immeubles” dans la liste RESULTAT
entrez la commune et la rue de l’immeuble loué
cliquez sur CHERCHER en bas de page; les informations relatives au bureau de l’enregistrement compétent s’affichent

B. Téléphonez au contactcenter du SPF Finances: 0257 257 57 les jours ouvrables entre 8h et 17h

Quand dois-je faire enregistrer le contrat de bail?

Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, le contrat de bail doit être enregistré dans les deux mois qui suivent la signature du contrat.

Pour un immeuble qui n’est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, le contrat de bail doit être enregistré dans les quatre mois qui suivent la signature du contrat.

Lorsque le dernier jour du délai est un jour de fermeture des bureaux, le délai est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable qui suit son expiration.

Exemple: le contrat de bail d’un appartement signé le 21 mai 2012 doit être enregistré au plus tard le 23 juillet 2012 puisque les 21 et 22 juillet 2012 sont un jour férié et un dimanche.

Combien coûte l’enregistrement d’un contrat de bail?

Pour un immeuble affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule, l’enregistrement d’un contrat de bail est gratuit.

Pour un immeuble qui n’est pas affecté exclusivement à l’habitation d’une famille ou d’une personne seule comme un bâtiment industriel, un terrain ou encore un parking, l’enregistrement d’un contrat de bail est payant. Les droits d’enregistrement s’élèvent dans ce cas à 0,2 % du montant cumulé des loyers et des charges imposées au locataire pour toute la durée du bail.

Remarque:

Si dans un même contrat de bail, l’immeuble est loué en partie à titre d’habitation et en partie à d’autres fins (commerce, bureau), l’enregistrement du contrat est payant pour tout l’immeuble.

Par contre, si deux contrats de bail distincts ont été établis (un pour l’habitation et un autre pour la partie destinée à d’autres fins), l’enregistrement du contrat de bail qui concerne exclusivement l’habitation est gratuit.

Attention, si vous dépassez le délai pour faire enregistrer votre bail, vous devrez payer une amende.

Dois-je faire enregistrer l’état des lieux et les annexes qui doivent être jointes au contrat de bail?

Vous devez faire enregistrer l’état des lieux. Il sera enregistré gratuitement si:

l’état des lieux est présenté en même temps que le contrat de bail;
l’état des lieux est présenté après le contrat mais l´original et une copie du contrat gratuitement enregistré est joint à l’état des lieux;
l’état des lieux est présenté après le contrat mais une déclaration écrite est jointe à l’état des lieux, déclaration qui stipule qu’il concerne un contrat déjà enregistré gratuitement.

Vous ne devez pas faire enregistrer la copie de l’Arrêté Royal du 8 juillet 1997 et l’annexe de l’Arrêté Royal du 4 mai 2007. Mais si vous les joignez au contrat, elles seront enregistrées gratuitement même si le contrat ne mentionne pas ces documents.